yaritori徹底解説｜メール共有の基本から運用ルールまで、失敗しない導入手順まとめ

2026年2月26日

「代表アドレスのメール、誰が返すか毎回あいまい…」
「返信漏れが怖くて、CCを全員に入れているけど、通知が多すぎて逆に見落とす…」
「同じ問い合わせに別の人が返信してしまって、気まずい空気になった」
「引き継ぎのたびに過去メールを探し回って、結局“分かる人”に聞くしかない」
「Gmail/Outlookの共有運用で何とかしてきたけど、もう限界かも…」

代表アドレス（support@ / contact@ / info@）の運用は、最初は回っているように見えても、問い合わせが増えたり担当が増えたりすると、一気に崩れやすくなります。
原因はシンプルで、対応状況・担当・相談の履歴が「見える形」で残りにくいからです。

そこで注目されているのが、メール共有・問い合わせ管理ツールの yaritori（ヤリトリ）。
ステータス管理や担当割り当て、メール単位の社内コメント、テンプレ整備、Slack/Chatwork通知などを組み合わせて、代表アドレス対応を“仕組み”として安定させられます。

ただし、ツールを入れるだけで自動的に改善するわけではありません。
導入がうまくいくかどうかは、最初の運用ルール（ステータス定義・完了条件・担当の付け方）を、無理なく回る形で設計できるかにかかっています。

この記事では、初心者でも迷わないように

yaritoriで何ができるのか（メール共有の基本）
Gmail/Outlook運用と何が違うのか
料金・プランの考え方（運用条件から逆算）
Slack/Chatwork/CRM連携の使いどころ
失敗しない導入手順（初日〜1か月のロードマップ）
導入効果を最大化する運用ルール（テンプレ・KPI・失敗回避）

を、実務目線で分かりやすくまとめます。
「まずは1窓口から小さく始めて、漏れ・被りを止めたい」という方は、最後まで読むだけで導入判断と初期設定の段取りが掴めます。

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まず結論：yaritoriが向くチーム／合わないケース

向いている：代表アドレス対応（support@ / contact@）が複数人で回っている

✅ いちばん相性が良いのは「共有受信箱」をチームで運用している（または、これからしたい）ケースです。たとえば、こんな状況に当てはまるなら導入メリットが出やすいです。

EC/予約/スクールなどで、問い合わせが毎日発生している
営業窓口（info@）とサポート窓口（support@）を、複数人で担当している
いまは「誰かのGmailに転送」「CCで全員に送る」「IDを共有してログイン」などで回している

代表アドレス運用が辛くなる原因は、だいたい次の3つです。

状況が見えない（未対応なのか、誰が返すのかが分からない）
相談が分断される（転送・口頭・別チャットに散らばる）
履歴が追えない（担当交代・引き継ぎでつまずく）

yaritoriは、こうした“共有受信箱あるある”を、ステータス／担当者／社内コメントといった仕組みで整理していくのが得意分野です。
まずは 7日間の無料トライアルで、実際の代表アドレスに接続して「運用が楽になるか」を体感するのが一番早いです。✅

向いている：返信漏れ・二重対応・担当不明が起きやすい

次のうち 2つ以上当てはまるなら、yaritoriの“効きどころ”はかなり明確です。✅

「あの件、誰か返した？」が日常的に飛び交う
お客さんに同じ内容を別の人が重ねて返信してしまったことがある
担当者の休み・異動で、過去の経緯が追えず返信が遅れる
返信品質が担当者ごとにバラつき、言い回しや案内が統一できない
Slack/Chatworkで相談しているが、最終的にどんな返信をしたかが残りにくい

こういう症状が出ているチームでは、次の機能が“効きます”。

ステータス管理：未対応／対応中／完了などで「今」を揃える
担当者の割り当て：責任の所在をはっきりさせる
メール単位の社内コメント：相談と意思決定がメールに紐づく
テンプレ・AI支援：返信作成の時間を短縮しつつ、品質を揃える
Slack/Chatwork連携：見落としを減らし、通知設計で運用を安定させる（※Slack連携はプラン条件あり）

迷ったらこの表で判断（超ざっくり）

スクロールできます

あなたの現状	まず試すと良いこと
返信漏れ／二重対応が起きる	ステータス＋担当者割り当てを必須ルールにする
相談が転送や別チャットに散る	“社内コメントはyaritoriに集約”に寄せる
品質がバラつく	テンプレを3〜10個だけ作って運用開始（増やしすぎない）

要注意：チケット型ヘルプデスクやチャット接客が主戦場の組織

⚠️ 主戦場が「チケット管理」や「チャット接客（リアルタイム）」の場合は、導入前に目的を切り分けた方が安全です。

チケット型：SLA、優先度、カテゴリ、ワークフロー、分析などを“チケット中心”で回したい
チャット接客：即時応対、有人／ボット、チャットの履歴が主データになる

このタイプの組織がyaritoriを使うなら、狙い目は次のどちらかです。

✅ メール窓口だけをまず整備（代表メールの漏れ・被りを先に止める）
✅ チャット／チケットは別ツールで続けつつ、“メールに来る問い合わせ”の受け皿として併用する

導入判断のポイントはシンプルで、
「問い合わせの主戦場がメールか？」がYESなら前向き、NOなら“補助用途”から入るのが堅いです。

要注意：厳格な権限設計・監査要件が最優先の大企業運用

大企業・大規模組織だと、便利さより先に 統制要件が立ちはだかることがあります。⚠️
ただし、yaritori側でも 通信の暗号化（TLS/SSL）やアクセス制御、アクセスログ管理、定期的なセキュリティ監査といった記載は確認できます。

それでも「要注意」なのは、企業によって求めるレベルが違うからです。導入前に、最低限ここを確認してください。

権限の粒度：部署ごと／窓口ごとに閲覧制限できるか
監査ログ：誰が・いつ・何をしたかを、必要な期間追えるか
アカウント統制：SSO、MFA、退職者の即時停止など（要件がある場合）
データの扱い：バックアップ、保持期間、削除、エクスポート
契約・セキュリティ資料：社内審査に必要な書類が揃うか

「まずは小さく試して、審査に必要な項目を洗い出す」進め方が現実的です。
特に、最低利用人数が2人からなので、PoC（小規模検証）を組みやすいのは初心者にも安心材料です。✅

yaritoriで解決できる典型課題

対応状況が見えず、漏れ・被りが起きる

代表アドレス運用でよくあるのが、「今このメールは誰が対応中？」が分からない問題です。
Gmail/Outlookの受信箱だけで回していると、次のような事故が起きやすくなります。

返信したつもりが、実は下書きのまま → 返信漏れ
別の人も同じメールを見て返信 → 二重返信
“担当っぽい人”が自然に固定化 → 負荷の偏り・属人化
対応状況が見えず、管理者が把握できない → 遅延の常態化

yaritoriはここを、メール単位で「状態」と「担当」を付けることで整理します。

ステータス（例：未対応／対応中／完了）で、未処理が一目で分かる
担当者の割り当てで、「誰がやるか」を明確にできる
状態変更の履歴が残るため、あとから原因を追いやすい

運用のコツ（初心者向け）
最初から難しくしないのがポイントです。

ステータスはまず 3つだけ（未対応／対応中／完了）
ルールは1行でOK
- 例）「担当を付けた人が一次返信まで責任を持つ」「完了は“相手への返信送信”が終わったら」

返信内容の相談が、転送・口頭・別チャットで分断される

メール対応は、返信前に相談したい場面が必ずあります。

価格・契約・返金など、判断が必要な問い合わせ
クレームや強い口調のメール
法務・情シス・開発など、他部署の確認が必要な案件

ところが現場では、

メールを転送する
Slack/Chatworkで相談する
口頭で確認する

…と、判断材料が散らばりがちです。結果として、

「なぜその返信になったのか」が後から追えない
引き継ぎ時に、背景が抜け落ちる
同じ相談を何度も繰り返す（知見が溜まらない）

yaritoriは、メールごとに社内コミュニケーションを紐づけられる設計なので、

相談や決定事項を、そのメールに集約しやすい
返信の方針が“流れない”ので、引き継ぎが楽になる
口頭確認が減り、確認漏れが減る

小さなルール例（効果が出やすい）

相談は「メール転送」ではなく、該当メールに残す
返信前に確認が必要なものは、件名にタグを付ける（例：要確認／要承認）

過去履歴・テンプレが属人化して品質がブレる

問い合わせ対応が増えるほど、差が出るのが「文章の品質」と「探す時間」です。

ベテランは返信が速いが、新人は毎回迷う
“言い回し”や“案内の順番”が人によって違う
過去の似た事例を探すのに時間がかかる
個人のメモ帳や下書きにテンプレが散らばる

これが続くと、顧客体験が不安定になります。
（例：Aさんは丁寧、Bさんは要点不足、Cさんは説明が長すぎる…）

yaritoriは、チームで共有できるテンプレートを整備しやすく、さらにAI機能（yaritori AI）で

受信内容に合わせて返信作成を支援する
テンプレが増えても「どれを使うか」の選択負担を減らす

といった方向で、対応の平準化を狙えます。

テンプレ運用のコツ（増やしすぎ注意）
最初は「全部テンプレ化」しない方が成功します。

まずは 頻出10件だけ作る
- 例：営業時間、納期、見積もり、領収書、キャンセル、アカウント、請求など
テンプレは“長文”より“骨組み”にする
- 文章が固すぎると、逆に不自然になりがちです
週1回だけ見直す（更新担当を1人決める）

Gmail/Outlookの共有運用に限界が出る（ID共有/CC運用など）

受信箱運用で“限界サイン”が出やすいのが次の2つです。

1) ID・パスワード共有で回している

誰が送ったかが曖昧になりやすい
退職・異動時のリスクが大きい
セキュリティ面の説明が難しい

2) CCで全員に見せている／MLで回している

情報は届くが、「誰が対応するか」が決まらない
通知が多すぎて重要メールが埋もれる
顧客ごとの履歴が追いづらい

yaritoriは、Gmail/Outlookの環境を大きく変えずに（連携・同期して）代表メール運用を整理できるため、

共有の“見える化”を足し算できる
ID共有やCC運用に頼らず、担当・状況管理へ移行しやすい

という点が、移行の現実解になりやすいです。

どの課題が「いま一番痛い」かで、導入効果が決まる

最後に、判断を速くするための整理表です。

スクロールできます

よくある現状	起きるトラブル	yaritoriでの置き換え	期待できる効果
受信箱だけで回す	漏れ・被り・放置	ステータス＋担当付け	対応が止まらない
転送・別チャットで相談	経緯が消える	メールに社内やり取りを集約	引き継ぎが楽
テンプレが個人管理	品質がバラつく	共有テンプレ＋AI支援	返信品質が安定
ID共有／CC運用	統制・追跡が弱い	共有受信箱の運用を仕組み化	リスク低減

まずは「漏れ・被り」があるか？
ここがYESなら、yaritoriの効果を体感しやすいです。

できること全体像（機能カテゴリで理解する）

ステータス管理・担当割り当てで「いま誰が何を」明確にする

yaritoriの中心は、「受信箱を共有する」だけでなく、対応の交通整理（＝業務化）まで一気通貫でできる点です。代表アドレス運用で起きがちな“迷子”を、次の要素で減らします。

ステータス管理：対応状況を自分たちの言葉でカスタムして可視化
返信担当者の設定：メールごとに担当を決め、対応の責任を明確化
未読/既読の見える化：誰が確認済みかが分かり、声かけがしやすい
二重返信防止：返信中はロックがかかり、同時操作を防ぎやすい
ワークフロー・通知：条件に応じてステータスや担当付けなどを自動化できる

未対応/対応中/完了などの運用設計例

初心者がつまずきやすいのが「ステータスを作りすぎる」ことです。まずは3〜4個から始めると運用が安定します。

最小構成（おすすめ）

未対応：まだ誰も着手していない
対応中：担当がつき、返信作成中／確認中
完了：相手への返信送信が終わった（※“解決”ではなく“送信完了”で揃えるとブレにくい）

少し慣れてきたら追加（必要なときだけ）

要確認：上長/他部署レビュー待ち
保留：相手からの返信待ち（フォローアップ対象）
要注意：クレーム/緊急（優先度を上げたい）

ポイントは、「完了の定義」を文章で固定することです。
例）「完了＝相手に返信送信済み。相手待ちは“保留”」

担当者設定のルール（一次対応・二次対応・承認）

担当付けは、ルールが曖昧だとすぐ形骸化します。初心者向けに、失敗しにくい型を2つ置きます。

型A：一次対応を固定（スピード重視）

一次担当：最初の返信（受付・追加情報の依頼）まで必ず行う
二次担当：専門判断が必要なときのみ引き継ぐ

型B：承認フローを組む（誤送信防止重視）

作成者：下書きを作る
承認者：内容確認OKなら送信（または送信前に最終チェック）
例外：定型テンプレは承認なし、など“例外条件”も先に決める

運用のコツはシンプルで、
「担当が付いた瞬間に“誰が次の一手をするか”が決まる状態にしておくことです。

メール単位で社内相談できる（コメント/チャットで意思決定を残す）

メール対応が荒れる原因のひとつが、相談が転送・口頭・別チャットに散って経緯が消えることです。
yaritoriは、メールごとにチャット/メンションで相談し、その場で方針を固めやすくしています。

メール単位で相談できる → 「この件の背景」が流れにくい
@メンションで呼べる → 返事待ちの停滞が減りやすい
リアクションも使える → “確認した”の合図を軽く残せる

「返信前に確認」フローの作り方

“揉めやすいメール”だけでも型を作ると、チームが一気に楽になります。

おすすめ手順（最短版）

担当者を付ける（一次担当）
下書きを作る（テンプレ＋追記でOK）
該当メール内でメンションして確認依頼
OKが出たら送信（または承認者が送信）

このとき、下書き共有（承認）を使うと「コピペして別で確認」みたいな回り道が減ります。

引き継ぎを楽にするメモの残し方

引き継ぎが苦しいのは、情報が“長文のスレッド”に埋もれるからです。メモは短く、固定フォーマットが最強です。

引き継ぎメモのテンプレ（コピペ用）

要点：何を求められているか（1行）
状況：いまどこまで進んだか（1行）
次アクション：誰が／いつまでに／何を（1行）
注意：NG表現・特記事項（必要なら）

これだけで、担当交代の時間がかなり減ります。

AI支援で下準備を短縮（下書き・分類・変換など）

yaritoriには、返信業務を「AIに手伝わせる」だけでなく、条件によっては自動返信やエスカレーションまで行う考え方の機能があります。

AIをうまく使うコツは、いきなり全部任せず、まずは“下準備の短縮”に寄せることです。

AIに任せやすい領域

返信文のたたき台（下書き）
テンプレの選択支援
トーン変換（より丁寧に／ビジネス向けに）
翻訳（英語・中国語など）
クレーム/要注意メールの検知（優先度付け）

AIに任せる範囲／人が確認すべき境界線

AIは便利ですが、チーム運用では“境界線”がルールになります。

AIに寄せてOK（初心者でも安全）

文章の言い回し調整（丁寧語化、読みやすさ改善）
返信の骨子作り（要点の整理→人が加筆）
定型の案内（営業時間、手順、必要情報の依頼）

必ず人が最終判断（事故が起きやすい）

返金・契約・法務・規約解釈が絡む
個人情報・機密情報（請求、アカウント、住所、取引情報）
謝罪やクレーム対応（感情面の配慮が必要）
添付ファイルの取り扱い（誤添付・最新版違い）

誤送信・炎上・機密漏えいを防ぐチェック項目

送信前の“1分チェック”を固定すると、AIの恩恵を受けながら事故率を下げられます。

宛先：To/CC/BCCが意図どおりか（特にBCC）
本文：相手の社名・氏名・案件名が正しいか（テンプレ差し込み含む）
条件：金額・納期・返金条件などの“数字”が正しいか
添付：入れるべき／入れてはいけないファイルが混ざっていないか
機密：個人情報・内部情報・URL（共有範囲）が含まれていないか
トーン：上から目線、断定、余計な一言になっていないか
一文要約：この返信の結論は何か（自分で説明できるか）

顧客情報・対応履歴をまとめて参照できる

メール対応が遅くなる大きな原因は、過去履歴を探す時間です。
yaritoriは、顧客情報をコンタクト（アドレス帳）として管理し、対応履歴をタイムライン表示で追いやすくします。

顧客の基本情報（名前、会社名、メール、電話、メモ）をまとめる
顧客（または会社）単位で、過去のやりとりをすぐ確認できる
インポート/エクスポートで、データの出し入れもしやすい

問い合わせ単位で「誰がどう対応したか」を追える状態にする

初心者ほど、ここを“仕組み”で固めると後が楽です。

まずはコンタクトに最低限のメモを残す（例：契約プラン、担当営業、注意点）
特殊対応は「なぜその対応か」を短文で残す（引き継ぎの保険）
似た問い合わせが来たら、タイムラインから過去返信を再利用して品質を揃える

一斉送信（お知らせ/メルマガ）も含めて運用を一本化

「問い合わせ対応」と「お知らせ送信」が別々だと、配信後の返信が散らかりやすいです。
yaritoriでは、コンタクトから複数宛先を選んでまとめて宛先に追加したり、タグでグルーピングしたりできます。

宛先をまとめて選択 → 一度にメール作成へ
タグで宛先をグループ管理 → 「この属性だけ送る」がやりやすい
宛先を見せたくない場合 → BCCで送る運用も可能

さらに「大量配信を本格的にやりたい」場合は、別プロダクト（メール配信）を使う案内もあります。

問い合わせ対応と配信を分けるべきケース

一斉送信は便利ですが、次に当てはまるなら“配信専用”を分けた方が安全です。

配信数が多い（定期メルマガ、会員への大量送信）
配信停止（unsubscribe）を確実に運用したい
開封率・クリック率など効果測定を重視したい
迷惑メール判定など配信到達の設計も気にしたい

逆に、「少人数の顧客にお知らせを送る」「配信後の返信対応まで同じ流れで見たい」なら、まずはyaritori側で運用を寄せるとシンプルです。

外部連携（Slack/Chatwork/CRMなど）で見落としを減らす

Slack連携：通知と転送を使い分ける

Slack連携は、ざっくり言うと「yaritoriで起きたことをSlackに流して、見落としを減らす仕組み」です。
ただし、何でも流すと通知が洪水になるので、まずは次の2タイプに分けて設計すると失敗しにくいです。

スクロールできます

連携の考え方	何がSlackに来る？	向くチーム
通知（必要な人にだけ）	担当になった／メンションされた等	人が増えても破綻しにくい
転送（チャンネル集約）	代表メールの受信内容をチャンネルに流す	少人数・全員で見たい窓口に向く

※ここでいう「転送」は、メールを転送するというより Slackチャンネルに共有通知として流す運用のイメージです。

通知が向く場面（担当者変更・メンション等）

おすすめは「個人向け通知」を中心にする設計です。理由はシンプルで、重要な通知だけが届きやすく、疲れにくいからです。

Slack側で「自分が関係ある出来事」だけ拾えると、次がラクになります。

自分が担当に設定された → すぐ動ける
自分宛てにメンション付きコメント → 相談依頼を見逃さない
（条件によって）メール開封などの通知 → “見られた”を合図に次アクションを決めやすい

初心者向けの運用ルール例（これだけで回ります）

返信担当が決まったら「対応中」へ
相談が必要なら、メール内コメントでメンション
メンション通知が来た人が、可否だけでも短く返す（OK/要修正/確認中）

よくあるつまずき

通知が多すぎる → 通知対象を絞る（担当・メンションだけ等）
パブリックチャンネルに個人通知を流してしまう → 個人向け通知はプライベートチャンネルに寄せる
Slackに流れて満足して、yaritori側のステータスが更新されない → 「Slackを見たら、ステータスだけは更新」の一文ルールを置く

転送が向く場面（全メールを特定チャンネルへ集約）

「窓口の全員が同じチャンネルを見ている」チームなら、共有メール通知をチャンネルに集約する運用が刺さります。

向くケース

まだ人数が少なく、代表アドレスの全メールを全員で確認したい
夜間や休日の当番がいて、見落としを“ゼロ寄り”にしたい
Slackを起点に動く文化で、アプリの行き来を減らしたい

ただし、全件を流す設計は、運用が大きくなるほどノイズが増えます。
次のどれかが出てきたら、転送（全件集約）→通知（関係者のみ）へ寄せるタイミングです。

チャンネルが流れすぎて誰も追えない
情報の機密度が上がり、見せる範囲を絞りたい
窓口が増え、チャンネルが乱立して管理が面倒

おすすめの“折衷案”

転送（共有通知）を流すのは 1〜2窓口だけ（例：support@のみ）
それ以外は個人通知（担当・メンション）中心

Chatwork連携：ルーム通知でチーム運用に寄せる

Chatwork連携は、Slackほど「操作まで寄せる」より、見落としを防ぐ通知用途として設計されているイメージです。

通知できる代表例

自分が担当者になった
コメントを受け取った（メンション等）

つまり、「担当になったら気づく」「相談が来たら気づく」をChatworkのルームで実現できます。

設定手順（つまずきポイント込み）

流れは大きく2段階です。初心者はここで迷いやすいので、順番通りが安全です。

会社側でChatwork連携を許可（管理者がやることが多い）

会社設定 → 外部サービス連携 → Chatwork連携を許可
連携時にChatworkへログインが必要（Web版ログイン画面へ遷移）

個人側で通知をONにする（各メンバーがやる）

プロフィール（アカウント）設定 → 通知 → Chatwork連携をON
通知対象（担当になった時／コメント受信など）を選ぶ
通知先のルームを指定して運用に合わせる

つまずきポイント（ここだけ注意）

連携はできたのに通知が来ない → “会社連携”と“個人の通知ON”が別なので、両方必要
ルーム選びが曖昧 → 「一次対応ルーム」「管理者ルーム」「窓口別ルーム」など、最初に方針を決める
ルーム通知が多い → 通知対象を絞る（担当・メンションのみ、など）

CRM連携（例：Salesforce等）を検討する判断基準

CRM連携は「通知」よりも、顧客情報を迷子にしないための設計です。
特にSalesforce連携では、yaritori側でSalesforceの情報を参照でき、必要に応じて登録・更新も可能な作りになっています。

「顧客データの主」をどこに置くか

結論はこれです。
顧客データの“正本（マスター）”をどこに置くかを決めると、連携設計が一気にラクになります。

Salesforceを正本にする（おすすめになりやすい）

営業・CS・マーケが横断で顧客情報を使う
案件（商談）やケース（問い合わせ）を分析したい
入力規則・権限・監査などをCRM側で統制したい

この場合の考え方

yaritoriは 「対応の現場」
Salesforceは 「顧客の台帳」
重要情報はSalesforceへ、日々のやりとりはyaritoriで回す

yaritoriを主にする（小規模で成立しやすい）

そもそもCRMが未導入、または運用が定着していない
まずは問い合わせ対応の整理が最優先（顧客台帳は最低限でOK）
少人数で、必要な顧客情報もシンプル（会社名・担当・メモ程度）

判断を早くするチェック（YESが多い方へ）

顧客情報を“営業も見る” → Salesforce寄り
案件管理（商談）やステージ管理がある → Salesforce寄り
問い合わせ対応だけ整えたい → yaritori寄り
データの二重入力がストレス → 連携（Salesforce正本）を検討
社内で「顧客情報はここが正しい」を明確にしたい → Salesforce正本が安全

料金・プラン設計：月額費用を“運用条件”から逆算する

課金の基本（初期費用・最低契約期間・最低利用人数）

yaritoriの料金を考えるときは、まず「固定で決まっている前提」を押さえると迷いが減ります。

月額は 1ユーザーあたり1,980円〜（スタート価格）
初期費用：0円
最低契約期間：なし
最低利用人数：2人から
無料トライアル：7日間（試した後に自動で課金が始まることはない）

ただし、公式でも明記されている通り、料金プランは一律ではなく、「メールアドレス（窓口）数」や「基本機能の使用数」などの運用条件で変わります。
そのため、細かい料金表は資料で確認しつつ、あなたの運用に合わせて“逆算”するのが現実的です。

※タイミングによってはキャンペーンが出ることもあります（例：2026/2/16〜3/20の間に条件を満たすと、月額基本料金が3か月20%OFF など）。

費用が変動しやすい要素（利用人数/窓口数/運用範囲）

月額のブレを生むのは、ざっくり言うとこの3つです。

利用人数（ユーザー数）
- 実作業をする人だけでなく、「承認だけする人」「管理者」も含めるかで変わります。
窓口（共有メールアドレス）数
- 例：support@ / info@ / contact@ / billing@… のように、代表アドレスが増えるほど運用もコストも増えがちです。
運用範囲（どこまでyaritoriに寄せるか）
- 問い合わせ対応だけに使う
- 顧客情報（コンタクト）も整備する
- 一斉送信まで含めて一本化する
- Slack/Chatwork/CRM連携も使う
  …など、カバー範囲が広いほど「必要な機能・設定・権限」も増えて、結果的にプラン検討が必要になります。

逆算のしかた（初心者向けに最短）
次の3ステップだけで、見積もりの精度が一気に上がります。

ステップ1：窓口を確定
- 「まずは support@ だけ」など、最小単位でOK
ステップ2：関与人数を3分類する
- 返信する人／確認・承認する人／管理する人
ステップ3：やりたいことを“必須”と“できたら”で分ける
- 必須：ステータス＋担当割り当て、社内コメント
- できたら：Slack通知、CRM連携、AI支援、一斉送信など

以下の表を埋めるだけでも、資料請求後のやり取りがスムーズになります。

スクロールできます

確認項目	あなたの現状	料金に効きやすい理由
共有窓口の数	例：2窓口（support/info）	アドレス数が増えると運用条件が変わりやすい
使う人数	例：返信3人＋承認1人	ユーザー単位課金のため
運用の深さ	例：問い合わせ対応のみ	機能の使い方・権限設計の要件が変わる
連携の有無	例：Slack通知は必須	通知設計が運用工数と成果に直結

無料トライアルで必ず確認する5項目

トライアルは「触ってみる」だけだと判断材料が薄くなりがちです。
“失敗しない確認項目”を5つに絞って試すのがおすすめです。✅

実メールでの取り込み・返信・履歴の見え方

テスト用ではなく、できれば実際の代表アドレスで確認します。

受信〜返信まで、普段の流れが止まらないか
スレッド（同一案件）が追いやすいか
添付ファイルや署名まわりが運用に合うか
「誰がいつ何をしたか」を後から追えるか（履歴の見え方）

通知（Slack/Chatwork）と運用ルールの相性

通知は“便利”より“疲れない”が大事です。

担当になった／メンションされたときに、ちゃんと気づけるか
全件通知にした場合、ノイズが多すぎないか
チャンネル（ルーム）設計がシンプルに収まるか
「通知を見たらステータス更新」など、最低限の運用ルールが回るか

権限・閲覧範囲・データ出力の可否

ここは導入後に揉めやすいので、先に確認しておくと安全です。

窓口ごとに、見せたい人／見せたくない人を分けられるか
管理者・一般メンバーで、できることが整理できるか
退職・異動時の運用（停止・引き継ぎ）が想像できるか
必要になったとき、データを外に出せる選択肢があるか（確認できる範囲でOK）

テンプレ/AI支援の実用度

「機能がある」より「現場が使える」が重要です。

テンプレが、現場の文面に“ちょうどいい長さ”で使えるか
AIの下書きが、修正前提でも時短になる品質か
丁寧語化・要約・翻訳など、使いたい用途に刺さるか
AI任せにしないルール（最終確認は人、数字や条件は必ずチェック等）を作れそうか

サポート窓口の応答品質

初心者ほど、導入初期のつまずきが成果を左右します。

質問したときの返答が分かりやすいか（専門用語だらけでないか）
「あなたの運用だとこう」が返ってくるか（テンプレ回答だけでないか）
トライアル中に、詰まった点を一緒に解消できるか

導入効果を最大化する運用ルール（ここが差になる）

ステータス定義と“完了条件”を文章化する

yaritoriは機能が揃っている分、ルールが曖昧だと成果が出にくいです。まず最初にやるべきは、ステータスを「作る」ではなく、完了条件まで含めて文章化することです。

おすすめの最小ステータス（迷ったらこれ）

未対応：担当が決まっていない／誰も着手していない
対応中：担当が決まった／返信作成・確認を進めている
完了：相手に返信送信済み（※“解決”ではなく“送信完了”に揃える）

追加するなら（必要になってから）

要確認：上長・他部署の確認待ち
保留：相手からの返信待ち（フォローが必要）
要注意：クレーム・緊急・炎上リスク（優先度を上げる）

完了条件の書き方テンプレ（そのまま使えます）

完了＝「相手への返信を送信した時点」
保留＝「相手の返信待ちで、こちらからのアクションが止まっている状態」
要確認＝「返信案ができていて、承認待ち」

この“定義の紙1枚”があるだけで、運用がブレにくくなります。

テンプレの作り方：属人化させない管理方法

テンプレは、増やすと便利ですが、放置すると逆に混乱します。コツは 「少数精鋭」＋「運用ルール」 です。

最初に作るテンプレは10個まで（おすすめ）

受付・確認（追加情報の依頼）
営業時間・対応時間
料金・見積（案内の型）
返品・キャンセル（基本方針だけ）
操作案内（手順の型）
よくある質問（トップ5）
お詫び（軽微な不具合用）
エスカレーション（担当部署へ回す文）
資料送付（添付・URL案内）
進捗連絡（保留・期限の合意）

テンプレの中身は“文章”ではなく“骨組み”にする

長文テンプレは読まれません
目安は「3〜7行」＋必要なら箇条書き
変数（会社名・氏名・案件名など）は入れ替えポイントを明示

例（骨組みイメージ）

用件（1行）
こちらの回答（要点）
次に必要な情報（箇条書き）
期限・所要時間の目安
署名

テンプレ命名規則／更新フロー／承認ルール

テンプレを「探しやすく」「勝手に増えない」状態にするための、初心者向けの最小ルールです。

命名規則（おすすめ）

先頭にカテゴリを付ける：[受付] [見積] [請求] [解約] [障害]
目的が一発で分かる短文：例）[受付] 追加情報のお願い
NG：抽象的すぎる名前（例：ご案内、返信、対応）

更新フロー（週1で十分）

更新担当を1人決める（管理者でも現場でもOK）
追加・修正依頼はコメントで集める
毎週1回、まとめて反映（“都度更新”は混乱の元）

承認ルール（最初は軽く）

重要カテゴリだけ承認必須にする
例：返金／契約／請求／法務が絡む文面
それ以外は「テンプレ改善は提案OK、反映は担当者のみ」

テンプレ運用が回り始めると、新人の立ち上がりが速くなり、返信品質のブレが減るのが体感できます。

KPI例：初回返信時間・解決時間・再問い合わせ率

ツール導入の成果を“感覚”で終わらせないために、KPIは3つに絞ると失敗しません。

KPIはこの3点セットが鉄板

初回返信時間：受信→最初の返信までの時間
解決時間：受信→完了（送信完了）までの時間
再問い合わせ率：同じ要件で追加で問い合わせが来る割合（または回数）

おすすめの目標設定（最初は現実的に）

初回返信：まずは「当日中」→ 慣れたら「営業時間内◯時間」
解決時間：カテゴリ別に差を許容（請求・返金は長くてOK）
再問い合わせ：テンプレ改善の指標として使う（責めない）

測り方のコツ

いきなり全件を精緻にやらない
まずは「窓口1つ」「カテゴリ2〜3個」だけで可視化
数字よりも、遅延の理由が説明できる状態を作るのが先

よくある失敗パターンと回避策

「結局、個人受信箱で処理する」問題

起きる理由

返信が速い人ほど、個人で終わらせた方が早い
共有の手間（担当付け・ステータス更新）が面倒に感じる

回避策（強い順）

ルールを1行で固定：
- 「代表アドレスは必ずyaritoriで処理。個人受信箱で完結させない」
例外を明確化：
- 「5分で完了する定型のみ例外」など（例外を増やしすぎない）
共有の“手間”を減らす：
- ステータスは3つ、担当付けは必須、コメントは必要時だけ

「担当割り当てが形骸化する」問題

起きる理由

“誰でも対応できる”状態のまま放置される
何をもって担当完了なのかが曖昧

回避策

担当付けのタイミングを決める：
- 「開封した人が一次担当」or「当番が一次担当」など
一次・二次の型を採用する：
- 一次＝受付返信まで、二次＝専門回答
“完了条件”を文章化（上で作った紙1枚が効きます）

「通知が多すぎて誰も見ない」問題

起きる理由

全件をSlack/Chatworkに流してノイズ化する
チャンネルが増えすぎて追えなくなる

回避策（おすすめ設計）

通知は基本「担当になった」「メンションされた」だけに絞る
全件通知は窓口を限定（例：support@だけ）
通知を見たら“次の一手”だけやるルールを置く
- 例）「通知を見たら担当付け or ステータス更新だけは行う」

セキュリティ・データ保護（検討時に見られるポイント）

通信の暗号化（SSL/TLS）

まず押さえたいのは、「ブラウザ〜サービス間の通信が暗号化されているか」です。
yaritoriは、ブラウザからのアクセスがSSL/TLS経由（暗号化通信）で行われる旨を明記しています。

初心者向けに言い換えると、これは

ログイン情報（ID/パスワード）
画面で扱うメール本文や添付などのデータ

が、インターネット上で盗み見られにくくなる、という意味です。

検討時のチェックポイント

会社のネットワークからアクセスしても、URLが常に「https」になっているか
社内で「TLS/SSLの最低バージョン」などのルールがある場合、それに抵触しないか（情シス確認）
連携（例：メールサーバー、Slack/Chatwork、CRM）も含め、通信経路が暗号化される前提で設計されているか

※暗号化は“必須条件”ですが、これだけで安全が完成するわけではありません。次の「アクセス」と「保存」もセットで見ます。

データ保管と暗号化、アクセスの考え方

ここは「どこに保存され、誰が触れられる設計か」が焦点です。yaritoriは、データ保存先としてGoogleのデータセンターを利用し、保存データは暗号化された状態で保管される旨を説明しています。

さらに、データへのアクセスについては

外部からアクセスできない仕組みで運用
ただし調査などで要請がある場合は、社内の責任者がアクセスする可能性

といった考え方が示されています。

加えて、セキュリティページでは、運用面の対策として次が示されています。

SMSによる2段階認証
IPアドレスによるアクセス制限（必要に応じて）
パスワードは8文字以上必須（基本要件）

“検討時に見られるポイント”を、実務に落とすとこうなります。

認証：2段階認証を「任意」ではなく、原則ONにできるか
アクセス制御：拠点・部署などの要件があるなら、IP制限を使う運用が現実的か
権限設計：管理者・一般メンバーでできることを分け、最小権限にできるか
ログ/監査：アクセスログ管理や定期的なセキュリティ監査の記載があるか（社内審査に必要か）
“どこに何が残るか”：メール本文自体は基本的に自社のメールサーバー側にも残る一方、yaritori独自の付加情報（担当、ステータス、チャット等）はyaritori側に残る、という役割分担を理解できているか

初心者向けの結論
セキュリティ審査で止まりやすいのは「技術」よりも「運用」です。
まずは以下を決めると、導入後に事故が減ります。

退職・異動時のアカウント停止ルール（即日、誰が、どう止めるか）
2段階認証の必須化（例外を作るなら条件を限定）
IP制限を使う範囲（管理者だけ／全員／在宅はどうする、など）

バックアップ/復元と保持期間の運用

クラウド導入で不安になりやすいのが「消えたら戻せるの？」問題です。
yaritoriは、迅速な復元に備えて日次でバックアップを保存している旨を説明しています。

一方で重要なのは、バックアップが

セキュリティ観点から一定期間を過ぎると削除される運用

だと明記されている点です。

つまり、バックアップは「永続アーカイブ」ではなく、障害や事故の際に早く復旧するための仕組みと捉えるのが安全です。

運用上のおすすめ（初心者向け）

長期保管が必要なメールは、まず自社のメールサーバー側（Google Workspace / Microsoft 365等）の保持設定を確認
yaritori内の“重要な意思決定”は、メール本文だけでなく、社内ルールに沿って別途残す（例：社内Wiki、案件管理、議事録など）
「復元の相談窓口」「復元が必要なケースの基準」を決めておく（現場判断で慌てない）

解約時のデータ削除・持ち出しの考え方

解約は、情報管理の観点でいちばん見落としが出やすい工程です。
yaritoriのユーザーガイドでは、解約の流れとして

解約手続き後、翌月末日をサービス終了日として解約
サービス終了日以降は利用停止
サーバーからデータ削除
利用停止にあたって、ユーザー側でメールの転送設定を停止する必要

が案内されています。

またFAQでは、データ引き継ぎについて

送受信メールは基本的に利用中のメールサーバー側に保存
ただし、yaritori上のみに残るデータ（チャットや対応状況など）は解約時に引き継げない
一方で、メールはeml形式で一括ダウンロードして保存できる

と説明されています（※送信メールがサーバー側に残るかは、利用中サーバー仕様による注意書きあり）。

解約前チェックリスト（そのまま使えます）

転送/連携の停止手順を確認（止め忘れ防止）
必要なメールをemlでバックアップ
yaritori独自データ（ステータス・担当・チャット等）に「保存が必要な意思決定」がないか棚卸し
- ある場合は、解約前に社内の保管先へ移す（コピペでもOK）
退職者・外部委託など、解約前にアカウント整理（誰が最後まで見られるかを明確化）

Gmail/Outlookでの共有運用と何が違う？

ID・パスワード共有が生むリスクと代替策

代表アドレス運用で、いちばん避けたいのが 「同じアカウントに全員でログイン」です。短期的には楽でも、運用が伸びるほどリスクと手戻りが増えます。

ID共有で起きやすいこと

誰が送ったかが曖昧になり、ミスの原因が追いにくい
退職・異動時に、一括でパスワード変更→周辺ツールが連鎖停止しがち
「見る権限」と「送る権限」を分けにくく、最小権限にしづらい
共有ルールが崩れると、結局“早い人が個人で処理”に戻りやすい

代替策（まずはここから）

Gmailなら「メールの委任（代理人）」で、本人アカウントに代理アクセスさせる
Microsoft 365なら「共有メールボックス」で、メンバー権限を付与して利用する（共有メールボックス自体は直接サインインさせない前提）
さらに運用を安定させたいなら、yaritoriのようなツールで
- 担当者・ステータス
- 下書き共有（ダブルチェック）＋ロック（同時返信防止）
- メール単位のコメント
  を“仕組みとして”足すのが効果的です（Gmail/Outlookの送受信は、転送やOAuthで連携して使います）。

CC/ML共有が破綻しやすい理由

CCやメーリングリスト（ML）は「共有」に見えて、実は “通知”に寄っている方法です。問い合わせが増えるほど、次の理由で破綻しやすくなります。

1) 対応の責任が決まりにくい

全員に届く＝安心、になりがち
でも「じゃあ誰が返信する？」が決まらず、放置が起きる

2) 情報が増えるほど、重要メールが埋もれる

CCが多いと、受信箱のノイズが増える
結果、未対応が見えなくなる

3) 履歴は残っても“運用の履歴”が残りにくい

「誰が担当で、いま何待ちか」が追えない
相談や承認が別チャットや口頭に散って、引き継ぎが弱くなる

4) 返信の衝突が起きやすい

「誰かが返信している最中」が見えず、二重返信になりやすい

このあたりは、メールソフト単体の共有運用だと限界が出やすいポイントです。yaritoriは、返信下書きのリアルタイム共有とロック機能で衝突を減らし、担当・ステータスで“未対応が見える状態”を作ります。

移行の進め方（段階移行のテンプレ）

いきなり全部のメールを移すと、現場が混乱しがちです。おすすめは 「代表アドレス1つ→運用が安定→横展開」の順番。

段階移行テンプレ（そのまま使えます）

対象を1つ決める
- 例：support@ だけ先にやる（info@ や個人は後）
運用ルールを最小で固定（紙1枚でOK）
- ステータス：未対応／対応中／完了
- ルール：
  - 「開いた人が一次担当を付ける」
  - 「完了＝相手に送信したら」
  - 「相談はメール内コメントに集約」
連携方式を決める（ここが重要）
- Gmail/Outlookのアカウントが実体としてある → OAuth連携がスムーズ（転送設定なしで同期）
- エイリアス／グループメールなど“実体アカウントがない” → 転送設定で受信させる
- 送信の「なりすまし判定」や送信履歴の残り方が気になる → SMTP連携を検討（送信サーバーとFromを合わせ、送信履歴をメールサーバー側にも残せる）
通知は絞る（最初から全件は避ける）
- Slack/Chatwork：まずは「担当になった」「メンションされた」だけ
- 全件通知は、必要が出てから
1〜2週間運用して、改善点を1回だけ反映
- テンプレは最初10個まで
- ステータス追加は必要になってから（要確認／保留など）
次の窓口へ横展開
- 2つ目（info@）を追加
- 以降は同じ型で展開

移行の成功率が上がるコツは、「機能を増やす」より「例外を増やさない」です。

代表アドレスから先に移す／個人メールは後回しにする

初心者がつまずきやすいのが「個人メールまで一気に統合」することです。個人メールは案件・温度感・情報の粒度がバラバラなので、最初から混ぜると設計が難しくなります。

おすすめ順序はこれです。

先：代表アドレス（問い合わせ）
- ルール化しやすい／効果が出やすい
後：個人メール（営業個人・やり取りが多様）
- まずは問い合わせ運用を固めてから検討

他社比較：メール共有系／ヘルプデスク系の選び分け

まず前提として、比較で迷う原因は「同じ“問い合わせ対応”でも、主戦場が違う」ことです。
大きくは次の3タイプに分けると、候補が一気に絞れます。

メール共有系（共有受信箱）：代表アドレスのメールを、担当・状況で整理して“事故なく回す”のが得意
ヘルプデスク系（チケット）：SLA、優先度、カテゴリ、ナレッジ、分析など“サポート業務を仕組み化”するのが得意
チャット/オムニチャネル系：Webチャット、LINE、SNSなど“複数チャネルを束ねて会話中心で回す”のが得意

比較軸（価格・運用のしやすさ・連携・権限・分析）

初心者が比較で失敗しないための「見る順番」を、実務ベースでまとめます。
ポイントは、価格表を見る前に“運用条件”を確定させることです。

1) 価格の見方（課金モデルの違い）

同じ「月額」でも、どこで増えるかが違います。

ユーザー課金：人数が増えると上がる（現場人数が多い組織は要注意）
窓口/グループ課金：部署・代表アドレスが増えると上がる
通数/蓄積課金：受信量が多い業種（EC等）は要注意
“無料枠”の条件：期間限定か、席数限定か（継続利用できる無料なのか）

2) 運用のしやすさ（現場で回るか）

ここが合わないと、結局メールソフトに戻ります。

担当を決める動線が簡単か（ワンクリックで担当付けできるか）
ステータスが運用に合うか（未対応/対応中/完了＋必要なら保留/要確認）
二重対応を防げる仕組みがあるか（ロック、下書き共有、履歴など）
テンプレが“探せる”設計か（命名、カテゴリ、検索）

3) 連携（“現場の道具箱”に入るか）

最低限、次の2つだけ見ればOKです。

チャット通知（Slack/Chatwork）：担当・メンションだけ通知できるか（全件通知は後で）
CRM（Salesforce等）：顧客台帳をどこに置くか（後述）

4) 権限（見せたい人／見せたくない人を分けられるか）

規模が大きくなるほど効きます。

窓口ごとの閲覧制限ができるか
管理者／一般の権限差が明確か
監査・ログの要件がある場合に満たせるか

5) 分析（“改善サイクル”を回せるか）

最初は凝らなくて大丈夫。まずはこの3つが出せれば十分です。

初回返信時間
完了までの時間
再問い合わせ（同じ要件の追加）

候補例：メール共有システム（メールワイズ/メールディーラー/問いマネ/WEBCAS等）

メール共有系は、ゴールが明確です。
「代表アドレス運用の漏れ・被り・属人化を止める」ことに強いです。

それぞれの“得意”が出やすいポイント

メールワイズ：比較的シンプルに始めやすく、チームのメール対応をまとめたいケースで候補に上がりやすい
メールディーラー：メール対応を見える化して、漏れ・二重対応を抑えたいケースで候補に上がりやすい
問いマネ：メール共有に機能を絞って、まずは低負担で回したいケースで候補に上がりやすい
WEBCAS mailcenter：運用規模や要件に応じてプラン/提供形態（クラウド/導入型など）を選びたいケースで候補に上がりやすい

迷ったら：「メールが主戦場」かつ「チケット運用までは不要」なら、まずメール共有系から比較するのが近道です。

候補例：周辺カテゴリ（Re:lation/Freshdesk/Tayori/チャネルトーク等）

こちらは「メールだけ」ではなく、問い合わせ対応を“サポート業務”として伸ばす方向の候補です。

Re:lation：メール以外も含めて複数チャネルを束ねたい（オムニチャネル寄り）
Freshdesk：チケット/SLA/ナレッジ/自動化など、ヘルプデスクの基本セットで運用を組みたい
Tayori：フォーム・FAQ・チャットなど“自己解決導線”を整えて問い合わせ自体を減らしたい
チャネルトーク：Webサイト/アプリのチャットを中心に、接客〜サポートを会話で回したい

少人数スタートに強いタイプ

少人数では「設定が軽い」「運用が単純」が正義です。

まずメールの漏れ・被りを止めたい → メール共有系（yaritori含む）を軸に比較
問い合わせを減らしたい（FAQ/フォーム整備が先） → Tayoriが候補になりやすい
チャット中心で対応したい（サイト接客・購入前相談も多い） → チャネルトークが候補になりやすい
“サポート業務化”を早めにやりたい → Freshdeskの無料枠/小規模プランの考え方が合うか確認

拠点/部署が多い組織に強いタイプ

人数や窓口が増えると、権限・監査・運用標準化が重要になります。

窓口が多い、部署が多い、チャネルも複数 → Re:lationのようなオムニチャネル系が候補になりやすい
問い合わせ量が多く、厳密な運用（蓄積・グループ運用・提供形態の選択）が必要 → WEBCAS mailcenterのようなエンタープライズ寄りが候補になりやすい
SLAやカテゴリ運用、ナレッジ整備が必要 → Freshdeskのようなヘルプデスク系が候補になりやすい

チャット/チケット中心のCSに強いタイプ

「メールを回す」より「会話やチケットを回す」組織です。

チャットが主戦場（即時性・同時対応・接客） → チャネルトーク
チケットが主戦場（SLA・優先度・カテゴリ・エスカレーション） → Freshdesk
問い合わせ削減（FAQ/フォーム/自己解決）を同時に進めたい → Tayori（＋必要なら別途チケットツール）

失敗しない“選び分け”の最短手順

比較表を作る前に、次の3つだけ決めてください（これが決まると、候補が自然に落ちます）。

主戦場はどれ？
- メール中心／チケット中心／チャット中心
“顧客データの主（マスター）”はどこ？
- CRM（Salesforce等）／メール共有ツール側／まだ決めていない
最初に止めたい事故はどれ？（1つ選ぶ）
- 返信漏れ／二重対応／引き継ぎ地獄／問い合わせ削減

そのうえで、候補を2〜3個に絞って、実際の代表アドレスで1週間試すのが最短です。
（“デモ用のメール”だと、通知設計・権限・履歴の見え方の違いが分かりにくいです。）

よくある質問

ログイン先はどこ？（管理者/メンバーの導線）

ログイン先は Web版の管理画面です。基本的には次の入口を覚えておけばOKです。

ログイン：app.yaritori.jp
パスワード再設定：ログイン画面から「パスワードを忘れた」へ（再設定用URLに誘導されます）

管理者／メンバーで「ログインURL」が分かれることはなく、同じ画面にログインして“権限に応じて”見える設定項目が変わるイメージです。

管理者がやること（例）
- 会社設定、外部連携（Slack/Chatworkなど）の許可
- ユーザー追加、権限設計、共有メール設定など
メンバーがやること（例）
- メール対応（担当・ステータス変更、返信、コメント）
- 自分の通知設定（Slack/Chatwork通知ONなど）

どのブラウザ・端末が推奨？

yaritoriは ブラウザで使うクラウド型なので、基本は「PCでもスマホでもブラウザからアクセス」します。

推奨の考え方（初心者向けに最短）

迷ったら Google Chrome（最新版）を使う
会社PCの標準がEdge/Safariでも、まずは動作確認し、表示崩れや不具合があればChromeに寄せる

スマホ対応について

スマートフォンのブラウザ対応はあります
Android端末は通知を受け取れる旨の案内があります
一方で、現時点では 専用アプリ（iOS/Android）はない扱いです

「画面が開かない／挙動が怪しい」ときは、まずこの3つで改善することが多いです。

ブラウザを最新版に更新
拡張機能を一時停止（広告ブロック等）
シークレット/プライベートモードで開いてみる

Slack/Chatwork連携はどのプランから？

結論だけ先に言うと、Slack連携もChatwork連携も「スタンダードプラン以上」で利用できます。

連携の使い方は、運用が破綻しないように 最初は“絞る”のがおすすめです。

まずは 担当になった／メンションされた など「関係者だけに届く通知」中心
全件をチャンネルへ流す（転送/集約）は、少人数で“全員が見る文化”のときだけ

無料トライアル後に自動課金される？

自動で課金が始まることはありません。

初心者が安心して試すためのポイントは、「トライアル中に本番同様の代表アドレスで回してみる」ことです。
その上で、導入する/しないを判断できる流れになっています。

「メール共有ツール」と「問い合わせ管理」は何が違う？

ざっくり言うと、

メール共有ツール：代表アドレスの受信箱をチームで見える化して、漏れ・二重対応を防ぐ
問い合わせ管理：メール共有に加えて、対応プロセス（担当・状態・履歴・改善）まで“業務として”回す

という関係です。イメージしやすいように、違いを表にまとめます。

スクロールできます

観点	メール共有ツール	問い合わせ管理
目的	共有受信箱を安全に回す	対応品質・効率を継続改善する
主な機能	共有受信、担当付け、ステータス	履歴の追跡、社内相談、テンプレ整備、分析・改善
向く状況	まず漏れ・被りを止めたい	窓口が増え、標準化やKPIが必要
導入のコツ	ルール最小で開始	KPI/テンプレ/権限まで段階的に整備